Etudiants: Procédure pour la mise en place d'une convention de stage

Pour le processus de validation et signature de la convention de stage, voici les grandes étapes de la procédure (avant de contacter Colette Coquet pour les étudiants en formation initiale ou le SFC pour les étudiants en formation continue).
visualisation processus

Étape 0: chercher un stage

Chercher et trouver un stage. Ce n’est pas l’objet de ce mail mais je rappelle l’existence d’une base de données interne pour retrouver des offres existantes.
Une fois que vous avez choisi votre stage et que vous avez un accord de l’entreprise visée pour vous accueillir, il faut :

Étape 1 : Demander la validation de ce stage au près du responsable de formation ou l’enseignant chercheur en charge de la validation des sujets de stage

Contacter par mail votre responsable de formation ou l’enseignant chercheur en charge de la validation des sujets de stage au sein de votre formation pour lui fournir :
  • Le sujet du stage
  • Le nom et l’adresse de l’entreprise d’accueil (si possible le nom de votre contact sur place)
  • Les dates du stage visées. Attention il est de votre responsabilité de vérifier que la durée du stage correspond aux attentes définies dans les MCC de votre formation en nombre de semaines.
Vous avez le droit de le relancer poliment si ce dernier met trop de temps à répondre (temps de réponse > 1 semaine par exemple). Sentez-vous aussi libre de discuter de manière informelle avec votre responsable de formation ou l’enseignant chercheur en charge de la validation des sujets de stage dès l’étape 0 si vous avez un doute sur un sujet ou une entreprise d’accueil. L’équipe pédagogique dans son ensemble est là pour vous conseiller.

Étape 2: Validation par le responsable de formation ou l’enseignant chercheur en charge de la validation des sujets

Votre responsable de formation ou l’enseignant chercheur en charge de la validation des sujets envoie un mail d’acceptation, copie à Colette Coquet du service des stages. Certains responsables de formation tiendront aussi une feuille Excel à jour sur teams mais ce n’est pas systématique. Il vous invitera à saisir votre convention dans p-stage si acceptation du sujet, attendez ce retour avant de commencer à initier p-stage.

Étape 3: Création de la convention dans p-stage par l'étudiant, signature de la convention par l'étudiant, fourniture des documents d'assurance par l'étudiant

À partir de là, vous remplissez les éléments de votre convention de stage dans p-stage (https://stages.univ-rennes1.fr/stylesheets/stage/welcome.xhtml). Vous pouvez utiliser le convertisseur ici, pour convertir la durée du stage en heure (https://www.service-public.fr/simulateur/calcul/gratification-stagiaire). Le stage ne doit pas dépasser 924 heures sur l’année universitaire.
Se munir des informations suivantes avant la saisie :
  1. Informations vous concernant :
  • Votre qualité d’assuré social (étudiant, ayant droit, etc.)
  • Le nom de votre caisse d’assurance maladie
  1. Informations concernant l'entreprise où s'effectue le stage :
  • Nom et coordonnées de l'entreprise ou organisme où s'effectue le stage
  • Pour tout stage en France, informations obligatoires sur l'entreprise :
    • numéro de Siret (numéro d’identité de l’entreprise à 14 chiffres)
    • code NAF / APE (code représentant le secteur d’activité : 4 chiffres + 1 lettre),
    • effectif,
    • statut (SA, SARL, ...)
Vous pouvez trouver ces informations soit en téléphonant à l’entreprise, soit sur internet: (http://www.societe.com). Sans ces deux numéros (SIRET et NAF), il n'est pas possible de poursuivre la saisie de votre convention.
  1. Informations concernant le tuteur professionnel :
  • son nom
  • sa fonction
  • son service de rattachement
  • un moyen de le joindre (tél, mail, fax, etc.)
  1. Informations concernant le stage :
  • la thématique et les missions principales
  • les dates précises – Bien préciser les dates d’interruption, si une interruption est prévue
IMPORTANT : Si l’entreprise veut faire sa convention : Vous devrez quand même saisir votre convention dans PSTAGE. Dans ce cas, merci de communiquer à l’entreprise, les informations (coordonnées) UFR ISTIC qui apparaissent dans le pdf de la convention dans PSTAGE dans la 1 ère page- encart 1- Établissement de formation. Ce n’est qu’après avoir eu les renseignements auprès de l’entreprise que vous pourrez saisir les informations dans l’application PSTAGE.

Une fois, que les informations p-stage sont correctes et à jour, vous pouvez envoyer un mail à Colette Coquet en réponse du mail précédent avec votre convention en format numérique (PDF) et signée (signature à faire par exemple avec le logiciel Acrobat. Un petit tutoriel se trouve à la fin de ce document). (Pour générer le PDF, allez dans PSTAGE, onglet/imprimer et télécharger le fichier).

TRES IMPORTANT : En plus de la convention de stage signée, ce mail doit aussi contenir une copie de votre assurance responsabilité civile avec échéance de garantie. Vous devez être assuré pendant toute la durée de votre stage. La date d'échéance de la garantie doit obligatoirement figurer sur l'attestation (accidents corporels, matériels ou immatériels dont vous êtes responsable sur votre lieu de stage, scolaire, extra scolaires, stage).
Pour les étudiants de Formation continue, il sera important de fournir aussi ces informations aux services de formation continue.
Attention : Une fois cette convention envoyée par l’étudiant, elle n’est plus ni modifiable ni dénonçable. Concrètement, même si vous trouvez un autre stage qui vous plait davantage, à partir de l’envoi de cette convention, l’ISTIC s’engage auprès de l’entreprise et ne signera donc pas d’autre convention pour vous avec une autre entreprise. Toute autre modification d’ordre salariale, dates de stage, etc. devra faire l’objet d’un avenant. Prenez donc le temps d’échanger avec votre futur lieu de stage pour initier et compléter correctement cette convention. Quand vous signez ce PDF, vous êtes en accord avec les informations qu'il contient.

Étape 4. Validation et signature des autres parties (entreprise, istic). Coordination par le bureau des stages

Si l’assurance est OK, le service des stages accuse réception de l’assurance et vous confirme la bonne saisie du dossier dans PSTAGE. Elle gèrera la signature des documents à l’ISTIC (responsable de formation puis la transmission à la direction pour signature), puis la transmission à l’entreprise directement en copie à l’étudiant pour signature par l’entreprise.
Lorsque tout le monde a signé, le service des stages valide dans p-stage, transmet le PDF à l'étudiant et à l'entreprise et conserve une copie numérique dans teams (espace fichiers).

Q1 Comment installer Acrobat Reader sous Windows ou Mac ?

Télécharger Acrobat Reader DC

https://get2.adobe.com/fr/reader/otherversions/

Lorsque le message de téléchargement de fichier s’affiche au bas de la fenêtre du navigateur, cliquez sur Exécuter.

Lorsque vous voyez le message de confirmation indiquant que l’installation est terminée, cliquez sur Terminer. (C’est terminé ;)
Il existe aussi une version android

Q2. Comment signer un document PDF ?

La documentation d’adobe est bien faite de mon point de vue

https://helpx.adobe.com/fr/reader/using/fill-and-sign.html#sign_and_initial_form

Q3. Comment accéder à une machine Windows de l’ISTIC pour signer vos pdf ?

Si vous n’arrivez pas à utiliser Acrobat Reader sur votre machine, votre tablette ou votre smartphone, il est possible de le faire depuis une machine Windows de l’ISTIC.

Vérifier que la salle est libre dans ADE, au pire faites le soir. Utiliser la documentation accessible sur les liens ci-dessous pour accéder aux machines Windows

Q4. Comment créer votre convention dans p-stage?

Voici le chemin et les recommandations vous permettant de créer votre convention de stage dans l’ENT :

  • Onglet : FORMATION-Insertion pro – STAGES offres et conventions – Créer une convention

Le tutoriel de création d’une convention, par étape de saisie, se trouve dans « Besoin d’aide »

Puis cliquez, vous êtes étudiant à l'université de Rennes 1, cliquez-ici ;

Rappels et précisions :

  • Signataire : il s’agit du responsable de l’entreprise (ou de toute personne habilitée à signer en son nom), renseigner le mail et le téléphone.
  • Tuteur Professionnel : à demander à l’entreprise, renseigner le mail et le téléphone.
  • Tuteur pédagogique : Le responsable de stage ou de formation universitaire
  • Montant minimum de la gratification : A ce jour, il est 3,90 Euros Brut/heure
  • Pour le calcul de la durée effective du stage (en heures) dans l’organisme d’accueil, demander la confirmation des heures travaillées à l’entreprise, indiquer les dates d’interruption dans la convention.

Vous pouvez vous aider d’un simulateur (par exemple : vous comptez le nombre de jours travaillés dans l’entreprise et vous multipliez par 07 heures par jour, si vous travaillez 35 heures par semaine) https://www.service-public.fr/simulateur/calcul/gratification-stagiaire (Encart CONVENTION DE STAGE – saisir date début stage puis renseigner par mois, les jours travaillés et vous aurez le total des heures travaillées que vous pourrez saisir dans sur la convention de stage)